BUIKES ADVOCATUUR - KLACHTENREGLEMENT 

Uitgangspunt van dit klachtenreglement van BUIKES ADVOCATUUR is om de cliënt en eventueel andere betrokkenen in de gelegenheid te stellen een klacht in te dienen, indien dit naar hun mening gerechtvaardigd is. Klachten zullen door BUIKES ADVOCATUUR met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld. Buikes advocatuur treft, indien mogelijk en nodig, naar aanleiding van de klachtmaatregelen ter voorkoming van herhaling. Cliënten en betrokkenen hebben de mogelijkheid om een schriftelijk exemplaar van de klachtenprocedure bij BUIKES ADVOCATUUR op te vragen.  

Artikel 1 begripsbepalingen 

in deze klachtenregeling wordt verstaan onder: 

• Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of het bedrag van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in de ADVOCATENWET. 
• Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die de klacht kenbaar maakt; 
• Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht. 

Artikel 2 toepassingsbereik 

Deze klachtenregeling is van toepassing op elke overeenkomst van dienstverlening tussen de cliënt en BUIKES ADVOCATUUR. 

Artikel 3 doelstelling 

Deze klachtenregeling heeft tot doel:   

• Het vastleggen van de procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen; 
• Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen; 
• Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling; 
• Berbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse. 

Artikel 4 informatie bij aanvang van dienstverlening  

• Deze klachtenregeling is openbaar gemaakt en wordt integraal vermeld op de website van BUIKES ADVOCATUUR. BUIKES ADVOCATUUR wijst de potentiële cliënt voor het aangaan van een overeenkomst tot dienstverlening erop dat BUIKES ADVOCATUUR een klachtenregeling hanteert en dat deze ook van toepassing is op de dienstverlening. 

Artikel 5 interne klachtenprocedure 

• Indien een cliënt BUIKES ADVOCATUUR benadert met een klacht wordt de klacht doorgeleid naar de klachtenfunctionaris mt. Ph.J.N Aarnoudse, kantoorhoudende te Deventer. 
• De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting geven te geven op de klacht 
• De klachtenfunctionaris treedt op als bemiddelaar en kan eventueel aanbevelingen doen om de klacht op te lossen. 
• De klachtenfunctionaris handel de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afrekening van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht zal plaatsvinden. 
• De klachtenfunctionaris zal in het kader van de afwikkeling van de klacht bemiddelen en/of aanbevelingen doen. Het bemiddelingsresultaat en/of de aanbevelingen zal de klachtenfunctionaris op schrift stellen en aan de klager en aan BUIKES ADVOCATUUR toezenden. 

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtenbehandeling 

De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtenbehandeling geheimhouding in acht. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van behandeling van de klacht. 

Artikel 7 verantwoordelijkheden 

• De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afwikkeling van de klacht. 
• Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing. 
• De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de afwikkeling van de klacht 
• De klachtenfunctionaris houden klachtendossier bij. 

Artikel 8 registratie 

• De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp. 
• Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld. 
• De klachtenfunctionaris brengt periodiek, doch in elk geval tenminste eenmaal per jaar, verslag uit aan BUIKES ADVOCATUUR.